LIMS 系統：實驗樣品存放全流程可追溯

實驗室樣品管理的痛點

在實驗室日常工作運行中，樣品管理往往是最容易被企業忽視、卻又最容易出安全、質量和管理問題的環節之一。很多企業的實驗室在引入信息化、數字化系統前，更為關注企業實驗室的檢測流程、實驗報告生成或實驗設備管理，而實驗樣品在實驗前后的存放管理、樣品流轉和樣品定位，仍然停留在人工登記或簡單表格臺賬管理的階段。但隨著企業實驗數量增加以及實驗樣品數量不斷增加、檢測周期拉長、以及企業合規要求的不斷提高，這種傳統方式逐漸暴露出諸多的風險。

在這樣的背景下，越來越多實驗室開始通過 LIMS 系統 對樣品存放進行精細化管理，并將料架管理納入整體 實驗室管理系統 之中，實現樣品從接收到存檔的全流程可追溯。

實驗室為什么必須重視樣品存放和料架管理？

很多用戶會問，實驗樣品不是只要“能找得到”就可以了嗎？那為什么還要花資金定制LIMS并專門做料架管理模塊？

實際上，實驗室里樣品管理的問題往往并不是“找不到”，而是“找起來慢、找不準、流轉過程說不清”。在傳統人工管理模式下，實驗樣品存放常見的問題包括：

• 存放位置混亂，無法準確定位
• 入庫出庫無記錄，或查詢困難
• 保質期管理確實，使用風險高
• 無安全風險等級管理，缺乏使用指導

這些問題一旦發生在涉及監管、合規或爭議的場景中，往往會放大為管理和安全風險。實驗樣品存放不是簡單的“存放”，而是實驗室安全管理體系中必須被系統化、數字化、標準化的重要環節。

LIMS 系統如何介入樣品存放管理？

在大家傳統理解中的 LIMS系統，是更多被用來梳理和管控企業實驗檢測流程、歸納實驗數據和生成實驗報告。但在企業實際應用中，一個成熟的 LIMS 往往需要延伸到實驗樣品、試劑等的出入庫和庫內管理過程，并覆蓋實驗樣品留存和銷毀過程。

在基于 LIMS 的實驗樣品管理模式下，實驗樣品從進入實驗室開始，就會被賦予唯一標識，并和后續的實驗檢測項目、任務和操作記錄進行綁定。實驗樣品不再只是“一個瓶子”或“一個編號”，而是系統中的一個完整實驗對象，具備清晰的狀態和流轉軌跡。

樣品管理與料架管理如何在系統中結合？

在LIMS實際開發和實施過程中，料架管理也并不是一個孤立模塊，而是實驗樣品管理的重要組成部分。企業通過實驗室管理系統，可以將實驗料架、層、格位等物理存放概念進行數字化管理和映射。

例如，一個樣品不再僅僅是“在冷藏室”的記錄，而是具體到“在冷藏室” A 區 3 號料架第 2 層第 5 格”。當樣品被放入或取出時，系統會同時記錄操作者、時間和操作原因，從而形成完整的存儲和使用記錄。

這種方法帶來的直接變化是：樣品位置清晰，可定位；樣品存儲過程有記錄和可追溯性；樣品狀態的變化是有根據的，可以重新檢查。

樣品存放全流程可追溯是如何實現的？

很多實驗室在談“可追溯”時，往往只停留在檢測數據層面，而忽略了樣品本身的流轉過程。實際上，真正完整的樣品管理，必須覆蓋以下幾個關鍵階段。

樣品接收時，系統自動生成樣品編號，并記錄來源、批次、接收時間和責任人；樣品分配檢測任務后，與對應的檢測項目和設備建立關聯；檢測完成后，樣品進入留樣或暫存狀態，系統記錄其存放料架和格位；在樣品復檢、調取或移位時，所有操作都會被記錄在系統中；最終樣品銷毀或歸檔，同樣有明確的流程和記錄。

通過 LIMS 系統串聯這些環節，樣品從“進入實驗室”到“最終去向”的每一步都有跡可循，不再依賴個人記憶或紙質臺賬。

為什么料架管理必須納入 LIMS，而不是單獨做？

很多實驗室管理系統在談“可追溯”時，往往只停留在檢測數據的層面，而忽略了實驗樣品本身的流轉過程。實際上，真正完整的樣品管理，必須覆蓋以下幾個關鍵階段。

樣品接收時，系統自動生成樣品編號，并記錄來源、批次、接收時間和責任人；樣品分配檢測任務后，與對應的檢測項目和設備建立關聯；檢測完成后，樣品進入留樣或暫存狀態，系統記錄其存放料架和格位；在樣品復檢、調取或移位時，所有操作都會被記錄在系統中；最終樣品銷毀或歸檔，同樣有明確的流程和記錄。

通過 LIMS 系統串聯這些環節，樣品從“進入實驗室”到“最終去向”的每一步都有跡可循，不再依賴個人記憶或紙質臺賬。

基于 LIMS 的料架管理對實驗室管理帶來的改變

LIMS系統實際實施后，許多企業的實驗室會明顯感受到樣品管理模式的變化。

首先是提高效率。在過去，尋找樣品通常需要詢問多個人員或閱讀表格，而在系統中，樣品的位置可以通過編號或條件直接定位。樣品搜索時間大大縮短，減少了不必要的重復操作。

二是控制風險下降。由于所有樣品操作都有記錄，一旦出現異常情況，可以快速追溯到具體環節和責任人，防止問題擴大。

第三，對合規性和審計的支持。面對內外檢查，實驗室可以通過平臺清晰地顯示樣品的完整運行路徑，而不是臨時整理分散的記錄。

哪些實驗室尤其適合引入料架管理？

從魁鯨科技為諸多企業實驗室定制開發LIMS系統的實踐經驗來看，以下類型實驗室對框架管理的需求尤為明顯：

樣品數量大、樣品保留時間長的檢測實驗室；涉及控制、司法或仲裁場景或者合規性要求很高的實驗室；需要頻繁復查或取樣的實驗室；對樣品可靠性和可追溯性要求較高的實驗室。

在這些情況下，僅僅依靠人工管理樣品，風險和成本就會隨著規模的增長而迅速擴大。

總結：樣品管理的精細化，是實驗室管理成熟的重要標志

從企業實驗室管理的角度來看，樣品是否“可追溯”通常直觀地反映了實驗室管理系統的成熟度。材料架管理包括在內 LIMS系統已成為實驗室管理系統的統一規劃的一部分，實驗室能夠真正實現樣品存儲全過程的檢查、控制和可追溯性。

這種變化不是簡單地“將樣品位置記錄在系統中”，而是通過系統的方式將樣品與過程、人員和時間聯系起來，為實驗室的長期穩定運行奠定了更堅實的基礎。