實驗室管理系統建設案例：基于LIMS系統打造實驗室數字化運營平臺
在傳統檢測機構中，檢測機構的業務流程通常依賴人工登記、Excel臺賬和紙質流轉單，稍微數字化的企業可能也只是利用小程序或者公眾號在前端進行檢測預約。
但隨著檢測規模擴大，委托量增加，樣品復雜度提升，實驗室逐漸面臨以下問題，單純的小程序預約系統已經完全無法幫助企業解決實際效能問題：
- 檢測委托與檢測樣品管理混亂，尋找和追溯困難
- 報告審核流程長，傳統利用人工制作報告的工作重復性高效率極低
- 即使有了一些實驗設備和自動化裝置，但設備與試劑的實際狀態無法實時掌握，還是依靠檢測和實驗人員人工記錄
- 機構的質量體系資料分散，檢測人員的培訓成本高
- 即使有了小程序進行預約，但實際經營和實驗產能數據無法快速統計
為解決上述問題，魁鯨科技為某大型檢測機構建設了一套完整的實驗室管理系統，系統以 LIMS系統為核心，構建覆蓋業務、質量、資源和經營管理的綜合平臺；某種程度上這款定制的實驗室管理系統已經不是單純的LIMS系統，而是一整套的解決方案。
一、客戶與委托管理模塊
功能目標
整合預約小程序，實現從外部客戶預約到檢測委托的統一入口管理，確保業務數據完整、可追溯。同時解決了原先單獨使用實驗預約小程序的瓶頸，將整個檢測機構的業務流程和數據情況實時進行同步。
操作流程
1. 客戶檔案建立
操作步驟：
- 新建客戶檔案，支持后臺新建客戶也可以通過用戶自行在小程序注冊登記
- 自主或者統一導入填寫單位信息、聯系人、聯系方式
- 設置客戶類別與信用等級，并根據實際付款和訂單預約情況自動調整信用等級
作用：
- 建立統一的客戶數據庫，以支持全局的數據流管理
- 通過小程序和代開單確保后續委托自動關聯客戶
- 全局數據打通支持經營統計分析
2. 委托登記
操作步驟：
- 選擇客戶/客戶自主小程序預約
- 選擇檢測項目
- 填寫具體檢測需求
- 系統自動生成委托編號
- 系統自動提交后續審核
作用：
- 避免重復錄入信息
- 自動生成委托業務編號，支持二維碼掃碼
- 結合自定義的業務流程審批
二、樣品管理與流轉模塊
功能目標
確保樣品從接收、流轉、檢測到處置全過程可追溯。
1. 樣品接收
操作步驟：
- 掃描委托編號，快速獲取前端信息
- 補充錄入樣品信息
- 自動生成樣品編號和二維碼
- 打印標簽
作用：
- 實現樣品唯一標識，方便后續溯源
- 避免實際工作中混樣
- 支持條碼、二維碼追蹤
2. 樣品流轉
操作步驟：
- 根據系統后臺設定規則自動綁定檢測部門
- 系統自動記錄交接人
- 自動生成流轉記錄
作用：
- 樣品流向全程透明，便于后續追蹤
- 審計可追溯，便于合規化管理
- 避免樣品混亂和丟失
三、檢測過程管理模塊
功能目標
確保實驗記錄完整、檢測數據真實可靠。
1. 檢測任務派發
操作步驟：
- 系統生成檢測任務
- 按照排班或固定規則指派檢測人員
- 根據排班情況自動分配可用的檢測時間
作用：
- 統一任務分配
- 利用排班功能提高資源利用率
2. 檢測數據錄入
操作步驟：
- 填寫檢測記錄
- 上傳檢測原始數據
- 系統自動保存
作用：
- 防止數據遺漏
- 支持審計追溯
- 支持后續報告自動生成
四、報告管理模塊
功能目標
實現報告自動生成與電子簽發。
報告生成流程
操作步驟：
- 系統自動提取檢測數據
- 根據系統設置規則選擇并填充報告模板
- 生成電子報告，支持pdf和word格式
作用：
- 降低人工排版成本
- 避免數據錯誤
五、設備與試劑管理模塊
功能目標
保證檢測資源可控，避免設備過期和試劑失效。
設備管理
功能：
- 設備臺賬，記錄設備完整生命周期
- 校準記錄，檢測前確保儀器設備已經校準避免檢測結果不準
- 使用記錄，綁定檢測業務單號，追溯實驗和檢測歷史過程
- 維護提醒，自動提醒維保，減少設備損壞導致業務影響
作用：
- 滿足質量體系要求
- 避免設備失效
試劑管理
功能：
- 批次管理
- 有效期提醒
- 庫存預警
作用：
- 防止使用過期試劑
- 提升庫存透明度
六、質量體系管理模塊
功能包括：
- 文件管理，安全線隔離
- 內審記錄
- 外審準備
- 不符合項整改記錄
作用：
- 支撐認證評審
- 降低審查風險
七、經營分析與統計模塊
功能包括：
- 委托量統計
- 收入分析
- 客戶貢獻度
- 設備利用率
作用：
- 支撐管理決策
- 提升運營效率
八、項目實施成果
系統上線后：
- 委托登記效率提升 60%
- 報告出具周期縮短 40%
- 樣品追溯實現全流程可查
- 審核準備時間減少一半
該 LIMS系統 已成為實驗室日常運營的核心平臺，實現了從業務到質量再到經營數據的統一管理。
