合同管理系統案例，助企業合規運營

企業痛點：

隨著客戶公司業務規模不斷擴大，企業經營的產品類型也逐漸豐富，每個月對外簽署的合同數量和合同種類也隨之快速增加。原有依靠人工和零散電子文檔進行合同管理的方式，已經越來越難以支撐當前的管理需求。

合同信息零散分布在不同人員手中，因此每次統計和匯總工作都顯得十分困難，包括合同執行進度都缺乏統一的跟蹤手段，合同管理人員往往都需要反復溝通才能了解合同當前狀態。同時，紙質文件和零散的文檔存儲方式也帶來了保密性不足、版本混亂、歷史合同難以查找等切實的問題，包括合同到期、履約節點等關鍵事項和節點都缺少有效的提醒機制，給企業經營和風險管控帶來一定隱患。

在這樣的背景下，客戶公司委托魁鯨科技定制開發并上線了合同管理系統，從而將合同從錄入、審批、歸檔到執行全過程納入系統進行統一管理。

合同管理系統實施功能概述：

合同管理系統通過結構化方式管理合同基礎信息，并通過系統的權限模型結合云盤存儲能力支持合同附件集中存儲和權限控制，經過設置可以讓不同角色只能查看和處理與自身相關的合同內容。在合同管理系統實際使用過程中，管理人員可以通過關鍵字快速全文檢索定位合同，不再需要通過翻閱大量文件或反復詢問相關人員才能獲取信息，同時所查詢的合同執行進度、責任人、審批人及當前節點狀態都能在系統中清晰呈現。同時，系統還對合同關鍵時間節點進行管理，在合同即將到期或需要履約時自動生成待辦任務并提醒相關人員，從而避免了因遺忘或溝通不暢造成的風險。

在系統上線前審批流程主要依賴人工傳遞或者釘釘審批，進度不透明或者和合同本身的關聯度不強，導致合同查找和統計耗時較長。

在本次合同管理模塊建設過程中，魁鯨科技在系統中重點加入支持了審批流程的靈活配置。針對不同類型的合同，用戶可根據合同金額、業務屬性或所屬部門設置相應的審批路徑。合同申請發起后，系統的審批流程會按照既定預設的規則自動推進，各個審批節點和整體進度會在系統中清晰展示，流程中的相關人員可以直接在系統內完成審批處理，而不再需要通過電話或線下溝通反復確認，大大減少了不必要的人員協調成本。同時隨著未來企業業務調整或管理要求的變化，系統內置的審批流程也可以由對應的管理設置人員進行相應調整，只需要拖拉拽和設定一些參數就可以改造一款全新的審批流程，無需對系統進行二次開發，從而保證合同管理流程能夠持續地符合企業實際的管理規范和 SOP 要求。

該合同管理系統案例中在合同審批和簽署過程中，系統支持通過發送短信給對應人員并通過打開H5簽署頁面幫助用戶在線完成簽章及電子合同管理。通常來講合同審批通過后，流程相關人員就可直接在系統內進行簽署，而不再需要打印合同、線下蓋章然后掃描上傳，整個線上合同簽署流程更加順暢、規范。簽署完成系統會同步電子合同簽署平臺（例如：法大大）自動把合同同步并統一存放在系統中，結合合同正文、簽署記錄以及整個審批流轉過程都能夠完整保留，方便用戶后續查閱和調取，同時系統也便于企業配合審計和合規檢查。系統通過引入電子合同方式，企業的合同流程從審批到正式生效的周期明顯縮短，也大量減少了紙質文件的打印、流轉和存檔保管成本，企業整體的合同管理效率得到有效提升。

合同管理系統實施效果

合同管理系統正式投入使用后，該客戶企業整體管理效率得到顯著提升。原本查找一份合同往往需要十分鐘左右，現在通過系統來進行全文檢索，幾秒鐘即可完成。合同信息經過集中管理后，也為管理層提供了更加直觀、及時的數據統計支持，領導可以隨時進入系統查看合同總體情況、執行進度以及相關責任人信息，準確掌握公司合同執行現狀，為經營決策提供可靠依據。通過系統化的管理，客戶企業合同管理流程從原來的被動、分散狀態，有效地轉變為規范、有序、可控的管理模式，加強支撐了公司業務的持續發展。