合同管理系統(tǒng)案例，助企業(yè)合規(guī)運(yùn)營
企業(yè)痛點(diǎn)：
隨著客戶公司業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，企業(yè)經(jīng)營的產(chǎn)品類型也逐漸豐富，每個(gè)月對外簽署的合同數(shù)量和合同種類也隨之快速增加。原有依靠人工和零散電子文檔進(jìn)行合同管理的方式，已經(jīng)越來越難以支撐當(dāng)前的管理需求。
合同信息零散分布在不同人員手中，因此每次統(tǒng)計(jì)和匯總工作都顯得十分困難，包括合同執(zhí)行進(jìn)度都缺乏統(tǒng)一的跟蹤手段，合同管理人員往往都需要反復(fù)溝通才能了解合同當(dāng)前狀態(tài)。同時(shí)，紙質(zhì)文件和零散的文檔存儲方式也帶來了保密性不足、版本混亂、歷史合同難以查找等切實(shí)的問題，包括合同到期、履約節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵事項(xiàng)和節(jié)點(diǎn)都缺少有效的提醒機(jī)制，給企業(yè)經(jīng)營和風(fēng)險(xiǎn)管控帶來一定隱患。
在這樣的背景下，客戶公司委托魁鯨科技定制開發(fā)并上線了合同管理系統(tǒng)，從而將合同從錄入、審批、歸檔到執(zhí)行全過程納入系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，作為一家專業(yè)的上海系統(tǒng)定制開發(fā)公司，魁鯨科技在多個(gè)項(xiàng)目中都有成功實(shí)施和落地合同管理系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)。
合同管理系統(tǒng)實(shí)施功能概述：
合同管理系統(tǒng)通過結(jié)構(gòu)化方式管理合同基礎(chǔ)信息，并通過系統(tǒng)的權(quán)限模型結(jié)合云盤存儲能力支持合同附件集中存儲和權(quán)限控制，經(jīng)過設(shè)置可以讓不同角色只能查看和處理與自身相關(guān)的合同內(nèi)容。在合同管理系統(tǒng)實(shí)際使用過程中，管理人員可以通過關(guān)鍵字快速全文檢索定位合同，不再需要通過翻閱大量文件或反復(fù)詢問相關(guān)人員才能獲取信息，同時(shí)所查詢的合同執(zhí)行進(jìn)度、責(zé)任人、審批人及當(dāng)前節(jié)點(diǎn)狀態(tài)都能在系統(tǒng)中清晰呈現(xiàn)。同時(shí)，系統(tǒng)還對合同關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行管理，在合同即將到期或需要履約時(shí)自動(dòng)生成待辦任務(wù)并提醒相關(guān)人員，從而避免了因遺忘或溝通不暢造成的風(fēng)險(xiǎn)。
在系統(tǒng)上線前審批流程主要依賴人工傳遞或者釘釘審批，進(jìn)度不透明或者和合同本身的關(guān)聯(lián)度不強(qiáng)，導(dǎo)致合同查找和統(tǒng)計(jì)耗時(shí)較長。
在本次合同管理模塊建設(shè)過程中，魁鯨科技在系統(tǒng)中重點(diǎn)加入支持了審批流程的靈活配置。針對不同類型的合同，用戶可根據(jù)合同金額、業(yè)務(wù)屬性或所屬部門設(shè)置相應(yīng)的審批路徑。合同申請發(fā)起后，系統(tǒng)的審批流程會按照既定預(yù)設(shè)的規(guī)則自動(dòng)推進(jìn)，各個(gè)審批節(jié)點(diǎn)和整體進(jìn)度會在系統(tǒng)中清晰展示，流程中的相關(guān)人員可以直接在系統(tǒng)內(nèi)完成審批處理，而不再需要通過電話或線下溝通反復(fù)確認(rèn)，大大減少了不必要的人員協(xié)調(diào)成本。同時(shí)隨著未來企業(yè)業(yè)務(wù)調(diào)整或管理要求的變化，系統(tǒng)內(nèi)置的審批流程也可以由對應(yīng)的管理設(shè)置人員進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，只需要拖拉拽和設(shè)定一些參數(shù)就可以改造一款全新的審批流程，無需對系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)，從而保證合同管理流程能夠持續(xù)地符合企業(yè)實(shí)際的管理規(guī)范和 SOP 要求。
該合同管理系統(tǒng)案例中在合同審批和簽署過程中，系統(tǒng)支持通過發(fā)送短信給對應(yīng)人員并通過打開H5簽署頁面幫助用戶在線完成簽章及電子合同管理。通常來講合同審批通過后，流程相關(guān)人員就可直接在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行簽署，而不再需要打印合同、線下蓋章然后掃描上傳，整個(gè)線上合同簽署流程更加順暢、規(guī)范。簽署完成系統(tǒng)會同步電子合同簽署平臺（例如：法大大）自動(dòng)把合同同步并統(tǒng)一存放在系統(tǒng)中，結(jié)合合同正文、簽署記錄以及整個(gè)審批流轉(zhuǎn)過程都能夠完整保留，方便用戶后續(xù)查閱和調(diào)取，同時(shí)系統(tǒng)也便于企業(yè)配合審計(jì)和合規(guī)檢查。系統(tǒng)通過引入電子合同方式，企業(yè)的合同流程從審批到正式生效的周期明顯縮短，也大量減少了紙質(zhì)文件的打印、流轉(zhuǎn)和存檔保管成本，企業(yè)整體的合同管理效率得到有效提升。
合同管理系統(tǒng)實(shí)施效果
合同管理系統(tǒng)正式投入使用后，該客戶企業(yè)整體管理效率得到顯著提升。原本查找一份合同往往需要十分鐘左右，現(xiàn)在通過系統(tǒng)來進(jìn)行全文檢索，幾秒鐘即可完成。合同信息經(jīng)過集中管理后，也為管理層提供了更加直觀、及時(shí)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)支持，領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)進(jìn)入系統(tǒng)查看合同總體情況、執(zhí)行進(jìn)度以及相關(guān)責(zé)任人信息，準(zhǔn)確掌握公司合同執(zhí)行現(xiàn)狀，為經(jīng)營決策提供可靠依據(jù)。通過系統(tǒng)化的管理，客戶企業(yè)合同管理流程從原來的被動(dòng)、分散狀態(tài)，有效地轉(zhuǎn)變?yōu)橐?guī)范、有序、可控的管理模式，加強(qiáng)支撐了公司業(yè)務(wù)的持續(xù)發(fā)展。
