SOP 一變就要改系統(tǒng)？自定義工作流讓定制系統(tǒng)真正“跟著業(yè)務(wù)走”
企業(yè)在數(shù)字化的過程中，很多企業(yè)管理者在選擇軟件和系統(tǒng)甚至實(shí)施過程中內(nèi)心都會(huì)有一個(gè)共同的困惑和擔(dān)憂：
“企業(yè)SOP 一調(diào)整，這款系統(tǒng)就跟不上；SOP 再一變，我們就不得不找軟件開發(fā)公司修改代碼，這正常嗎？”
特別是在制造、物業(yè)、藥業(yè)、實(shí)驗(yàn)室、園區(qū)運(yùn)營、工程服務(wù)等領(lǐng)域，SOP(標(biāo)準(zhǔn)操作流程)不是一成不變的，而是隨著政策、運(yùn)作模式、組織結(jié)構(gòu)、客戶要求的不斷優(yōu)化。
但現(xiàn)實(shí)是：系統(tǒng)通常已經(jīng)成為一個(gè)系統(tǒng) SOP 變化的最大阻力。
于是問題來了：
- SOP 為什么會(huì)經(jīng)常改變？
- 為何購買成品系統(tǒng)，反而被系統(tǒng)“綁架”？
- 即使進(jìn)行了系統(tǒng)定制開發(fā)，為什么要改變？ SOP 還是要改變代碼？
- 有沒有一種方式，讓系統(tǒng)真正“跟著業(yè)務(wù)走”？
這些問題答案就是：自定義工作流（Workflow）。
一、企業(yè) SOP 為什么會(huì)頻繁修改？這是常態(tài)，不是問題
很多開發(fā)企業(yè)都誤以為，甚至很多專業(yè)軟件開發(fā)人員都在吐槽：
企業(yè)SOP 就應(yīng)該是穩(wěn)定的，頻繁調(diào)整說明這家企業(yè)管理就有問題。
但如果站在企業(yè)實(shí)際真實(shí)的運(yùn)營角度，這個(gè)認(rèn)知并不成立。差異化經(jīng)營和SOP調(diào)整本身就是一家企業(yè)優(yōu)化生產(chǎn)和管理，獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的一種主要手段！
1. 企業(yè)業(yè)務(wù)在變，SOP就不可能不變
一個(gè)企業(yè)的SOP的變化，通常來自這些實(shí)際存在的真實(shí)原因：
- 企業(yè)有新業(yè)務(wù)上線
- 企業(yè)的客戶需求出現(xiàn)變化
- 內(nèi)部組織架構(gòu)調(diào)整
- 企業(yè)崗位職責(zé)拆分或者合并
- 企業(yè)管理層決策發(fā)生變化
- 企業(yè)在合規(guī)政策、監(jiān)管方面做出變化
- 企業(yè)內(nèi)部流程發(fā)現(xiàn)效率問題并繼續(xù)改變
- 企業(yè)數(shù)字化落地后，企業(yè)流程被重新設(shè)計(jì)的情況
例如：
- 原來某企業(yè)的費(fèi)用審批流程從2 級(jí)審批改成 3 級(jí)
- 企業(yè)實(shí)施了物聯(lián)改造，擁有了設(shè)備數(shù)據(jù)自動(dòng)化采集能力，因此要從原來人工觸發(fā)巡檢改成定期和異常觸發(fā)
- 為了管理流程更優(yōu)化，由原來線下簽字改成線上電子審批
- 原來所有工單走同一流程導(dǎo)致生產(chǎn)流程沒法按照客戶和訂單重要性區(qū)分處理，現(xiàn)需要改成按類型走不同流程
由此可見SOP 本身就是“活的”。
2. 其實(shí)真正的問題不是企業(yè)SOP的改變，而是成品系統(tǒng)或者定制系統(tǒng)“沒有靈活度”
很多企業(yè)數(shù)字化的過程中真正的痛點(diǎn)在于：
- 企業(yè)SOP 一變，現(xiàn)有系統(tǒng)就不支持
- 成品系統(tǒng)流程固化，無法靈活支持
- 老系統(tǒng)甚至改一個(gè)審批節(jié)點(diǎn)就需要?jiǎng)佑瞄_發(fā)
- 系統(tǒng)改一個(gè)表單字段就要上線新的版本
- 系統(tǒng)修改時(shí)間過長(zhǎng)導(dǎo)致業(yè)務(wù)受阻
- 數(shù)字化反而成了瓶頸
久而久之，企業(yè)的整體數(shù)字化運(yùn)作就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)普遍的危險(xiǎn)現(xiàn)象：
企業(yè)業(yè)務(wù)已經(jīng)變了，但系統(tǒng)還停留在過去，大家的工作量不降反升，每天都在應(yīng)付系統(tǒng)做一些無意義的操作
二、為什么很多企業(yè)選擇系統(tǒng)定制開發(fā)，而不是直接用成品系統(tǒng)？
這其實(shí)是很多企業(yè)在數(shù)選擇字化初期都會(huì)面臨的選擇。
1. 成品系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和局限
成品系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)很明顯：
- 上線周期短，上線效率快
- 企業(yè)初期投入成本相對(duì)低
- 功能標(biāo)準(zhǔn)化，可以馬上看到
但它的局限也非常致命：
- 流程是“開發(fā)公司開發(fā)那時(shí)候所設(shè)計(jì)的流程，可能存在脫節(jié)和不適用的方式”
- 企業(yè)SOP 必須去“適配系統(tǒng)”，導(dǎo)致大量的操作習(xí)慣適應(yīng)成本
- 系統(tǒng)可改動(dòng)空間極小
- 對(duì)于企業(yè)實(shí)際的復(fù)雜審批、條件判斷支持不足
- 對(duì)企業(yè)流程中對(duì)多部門、多角色的部分復(fù)雜場(chǎng)景難以覆蓋
很多企業(yè)直到用了 1–2 年后才發(fā)現(xiàn)：系統(tǒng)本身可能沒問題，但肯定不適合自己。
2. 定制系統(tǒng)開發(fā)的初衷：為了更貼合企業(yè)真實(shí) SOP
于是，越來越多企業(yè)選擇系統(tǒng)定制開發(fā)，魁鯨科技作為一家上海系統(tǒng)定制開發(fā)公司每年都會(huì)為企業(yè)打造落地很多款系統(tǒng)，所有客戶目的只有一個(gè)：
讓系統(tǒng)貼合業(yè)務(wù)，而不是讓企業(yè)業(yè)務(wù)反過來遷就系統(tǒng)。
企業(yè)通過定制系統(tǒng)開發(fā)可以：
- 按照當(dāng)前企業(yè)的真實(shí)SOP進(jìn)行數(shù)據(jù)建模和流程設(shè)計(jì)
- 系統(tǒng)可以更貼合組織架構(gòu)
- 可以按需對(duì)接現(xiàn)有系統(tǒng)，不會(huì)存在數(shù)據(jù)孤島
- 能根據(jù)企業(yè)的個(gè)性管理特色進(jìn)行定制從而滿足行業(yè)特殊要求
但問題也隨之而來。
三、為什么“即使做了定制開發(fā)”，SOP 改了還是要改代碼？
這是很多企業(yè)在實(shí)施系統(tǒng)定制開發(fā)前依舊無法擺脫的困擾！
1. 傳統(tǒng)定制系統(tǒng)的本質(zhì)：流程依然寫死在代碼里
很多所謂“定制系統(tǒng)”，本質(zhì)是：
- 把當(dāng)下 SOP 寫成固定的代碼
- 根據(jù)企業(yè)當(dāng)前情況把所有審批節(jié)點(diǎn)寫死
- 所有的業(yè)務(wù)表單字段寫死，或者單純預(yù)留更多的字段將來使用
- 業(yè)務(wù)條件判斷只能寫死
當(dāng) SOP 是這樣描述的：
A → B → C → D
開發(fā)就會(huì)這樣寫代碼。
但當(dāng) SOP 變成：
A → B →（條件判斷）→ C1 / C2 → D
例如：
系統(tǒng)需要每周自動(dòng)生成巡檢任務(wù)
當(dāng)費(fèi)用申報(bào)超過最新設(shè)定的閾值，出現(xiàn)異常才走審批
這時(shí)，問題就出現(xiàn)了。
2. 事實(shí)上SOP 變化 ≠ 小改動(dòng)，而是“流程邏輯變化”
企業(yè)SOP 的變化往往不是：
- 單純改個(gè)文案
- 單純只是改個(gè)表單字段
而是：
- 流程節(jié)點(diǎn)變化
- 流轉(zhuǎn)和審批的條件有變化
- 處理流程的人員/角色變化
- 流程分支有變化，分支有了擴(kuò)展或者縮減
- 如果系統(tǒng)底層沒有預(yù)置“自定義工作流引擎”，那也只能通過改代碼方式
于是企業(yè)就會(huì)陷入：
“系統(tǒng)是定制的，但為什么流程還這么不靈活。”
四、解密自定義工作流到底是什么？
自定義工作流其實(shí)從更高維度對(duì)大部分企業(yè)的流程行為進(jìn)行抽象設(shè)計(jì)，預(yù)設(shè)定了流程中的關(guān)鍵因素，例如：處理人員、處理?xiàng)l件、處理節(jié)點(diǎn)、流程順序等；
1. 自定義工作流的核心思想
一句話解釋：
把 SOP 從“代碼邏輯”，變成“用戶可見并可配置的規(guī)則”。
也就是說：
- 系統(tǒng)的很多業(yè)務(wù)流程不再寫死在代碼中
- 流程是可以通過界面配置生成
- 處理節(jié)點(diǎn)的業(yè)務(wù)人員、部門和人員是可調(diào)整的
- 大部分流程改變從此無需改代碼、無需重新上線
2. 自定義工作流的核心組成拆解
一套成熟的 Workflow（自定義工作流），通常應(yīng)該包含以下能力：
（1）自定義表單
- 業(yè)務(wù)表單字段可拖拉配置
- 字段類型可選（文本、數(shù)字、下拉、附件等），當(dāng)然這一般都是企業(yè)IT管理人員操作為主，整體類似于釘釘、企微、飛書此類的
- 字段是否必填可配置
- 字段校驗(yàn)規(guī)則可設(shè)置
- 字段權(quán)限可配置
（2）自定義審批節(jié)點(diǎn)
- 審批人按角色、部門、個(gè)人配置
- 支持單人/多人/會(huì)簽/或批
- 支持系統(tǒng)流程按條件自動(dòng)審批
- 自定義流程支持并行節(jié)點(diǎn)
- 支持結(jié)合表單數(shù)據(jù)進(jìn)行條件判斷
（3）條件節(jié)點(diǎn)
- 根據(jù)表單數(shù)據(jù)判斷走向
- 金額大小
- 數(shù)據(jù)是否異常，異常判斷可以支持公式
例如：
金額 ≤ 5000 → 主管審批
金額 ＞ 5000 → 主管 + 財(cái)務(wù) + 總監(jiān)
（4）周期性任務(wù)觸發(fā)
- 每天 / 每周 / 每月自動(dòng)觸發(fā)
- 定時(shí)日期/時(shí)間觸發(fā)
- 指定條件觸發(fā)
（5）事件觸發(fā)與自動(dòng)動(dòng)作
- 狀態(tài)變化自動(dòng)通知
- 異常自動(dòng)生成新流程
- 流程結(jié)束自動(dòng)寫回業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)
五、自定義流程（工作流）的應(yīng)用場(chǎng)景
例子：物業(yè)巡檢 SOP 調(diào)整
原 SOP：
- 人工發(fā)起巡檢工單
- 巡檢完成提交
- 主管審批
新 SOP：
- 系統(tǒng)每周一自動(dòng)生成巡檢任務(wù)
- 巡檢拍照上傳
- 若無異常，自動(dòng)完成
- 若有異常，自動(dòng)生成維修工單并走審批
通過自定義工作流實(shí)現(xiàn)：
- 配置“巡檢表單”
- 設(shè)置“每周一自動(dòng)觸發(fā)”
- 配置條件節(jié)點(diǎn)：
- 是否存在異常？
- 異常 = 是 → 進(jìn)入維修工單流程
- 異常 = 否 → 自動(dòng)結(jié)束
全程無需改代碼。
六、系統(tǒng)定制開發(fā)中的真實(shí)經(jīng)驗(yàn)與心得
魁鯨科技作為一家上海系統(tǒng)定制開發(fā) 的公司，長(zhǎng)期深耕于企業(yè)定制開發(fā)業(yè)務(wù)，魁鯨科技在大量項(xiàng)目中反復(fù)驗(yàn)證了一點(diǎn)：
系統(tǒng)最大的價(jià)值，不是“系統(tǒng)本身”，而是“持續(xù)適應(yīng)業(yè)務(wù)變化”。
我們的核心經(jīng)驗(yàn)會(huì)在系統(tǒng)定制調(diào)研時(shí)期就默認(rèn)：
- SOP 一定會(huì)變
- 人員一定會(huì)變
- 組織一定會(huì)變
系統(tǒng)必須為變化留空間。
把定制工作流作為“系統(tǒng)的中樞神經(jīng)”
七、自定義工作流 / Workflow 的核心應(yīng)用場(chǎng)景舉例
幾乎所有“流程型業(yè)務(wù)”都適合：
- 工單系統(tǒng)（維修、售后、巡檢）
- 物業(yè)管理流程
- 費(fèi)控場(chǎng)景、報(bào)銷與財(cái)務(wù)審批
- 企業(yè)設(shè)備管理和維保流程
- 實(shí)驗(yàn)室 SOP 管理
- 企業(yè)OA行政審批
- 企業(yè)項(xiàng)目管理
- 合規(guī)流程審批
只要 SOP 會(huì)變，系統(tǒng)就必須有自定義工作流。
八、總結(jié)：真正聰明的系統(tǒng)，一定是“可變的系統(tǒng)”
最后用一句話總結(jié)全文：
數(shù)字化核心問題不在于 企業(yè)SOP 變得快，而在于系統(tǒng)設(shè)計(jì)沒考慮更多的空間。
自定義工作流 + 定制系統(tǒng)，才是企業(yè)長(zhǎng)期數(shù)字化的正確打開方式。
