采購(gòu)系統(tǒng)在ERP中的核心地位
采購(gòu)工作主要是為企業(yè)提供生產(chǎn)與管理所需的各種物料，采購(gòu)管理就是對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)過程進(jìn)行組織、實(shí)施與控制的管理過程。企業(yè)的采購(gòu)工作相當(dāng)重要，也非常繁雜。很多企業(yè)因?yàn)椴捎萌斯す芾淼姆绞綄?dǎo)致采購(gòu)工作中的繁瑣操作而影響了采購(gòu)工作的效率，但對(duì)采購(gòu)工作的主要控制要素物品供應(yīng)的數(shù)量、價(jià)格以及供應(yīng)時(shí)間反而只能草率應(yīng)付，缺乏數(shù)據(jù)支持導(dǎo)致采購(gòu)主管和管理層幾乎沒有時(shí)間與精力去研究采購(gòu)市場(chǎng)與開發(fā)供應(yīng)商，更談不上建立企業(yè)的穩(wěn)固、高效和低成本的供應(yīng)鏈條。
魁鯨科技定制ERP就是為了幫助企業(yè)擺脫這樣的困境，為企業(yè)采購(gòu)提供了管理與技術(shù)結(jié)合的解決方案。在魁鯨科技定制開發(fā)ERP的過程中，采購(gòu)這一環(huán)是企業(yè)最為重要的環(huán)節(jié)可謂是ERP的重中之重。
整個(gè)采購(gòu)模塊在ERP內(nèi)的操作流程大致可以分為：
1.建立供應(yīng)商資源庫，首先建立供應(yīng)商檔案，同時(shí)對(duì)供應(yīng)商加以分類，并建立供應(yīng)商的供應(yīng)物品明細(xì)資料，例如：品種、價(jià)格、稅率、供應(yīng)周期、運(yùn)輸方式等?，檔案建立需要進(jìn)行審批確認(rèn)通過后才可以。系統(tǒng)在執(zhí)行采購(gòu)訂單的下發(fā)任務(wù)時(shí)，需要讀取相應(yīng)的供應(yīng)商資料。
2.生成采購(gòu)計(jì)劃需要根據(jù)物料需求計(jì)劃及目前庫存系統(tǒng)的存貨情況生成物料需求，或根據(jù)訂貨點(diǎn)控制、訂貨周期控制等生成的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃來生成采購(gòu)計(jì)劃?，并綜合考慮物料的訂貨批量、采購(gòu)提前期、當(dāng)前庫存量、運(yùn)輸方式以及計(jì)劃外的物料申請(qǐng)，進(jìn)行系統(tǒng)自動(dòng)物料合并，也可以在系統(tǒng)中通過人工干預(yù)和修改的方式進(jìn)行調(diào)整。
3.詢價(jià)和報(bào)價(jià)過程，該過程是挑選和落實(shí)采購(gòu)訂單的采購(gòu)供應(yīng)商的過程。定制ERP開發(fā)過程中可以建立完整的一個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)平臺(tái)，可以讓供應(yīng)商集體入駐系統(tǒng)并進(jìn)行報(bào)價(jià)、投標(biāo)動(dòng)作；這樣可以記錄每個(gè)供應(yīng)商歷史的報(bào)價(jià)情況和參加投標(biāo)情況，方便后續(xù)挑選供應(yīng)商時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)上的有效支持。
4.申請(qǐng)用款，生成采購(gòu)計(jì)劃后，ERP系統(tǒng)自動(dòng)生成用款計(jì)劃，并根據(jù)詢價(jià)結(jié)果進(jìn)行維護(hù)。財(cái)務(wù)部門對(duì)用款計(jì)劃進(jìn)行審批確認(rèn)，相關(guān)審批意見通過審批流自動(dòng)反饋給采購(gòu)部門。
5. 訂單下發(fā)，根據(jù)訂貨批量、采購(gòu)提前期、庫存量、運(yùn)輸方式、將生成的采購(gòu)訂單經(jīng)過確認(rèn)后最后下達(dá)給供應(yīng)商，也可以臨時(shí)追加采購(gòu)任務(wù)。
6. 跟催訂單，采購(gòu)業(yè)務(wù)人員對(duì)下達(dá)的采購(gòu)訂單按采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行跟蹤，系統(tǒng)可以幫助采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃生成訂單跟催計(jì)劃。
7.來料驗(yàn)收，采購(gòu)業(yè)務(wù)員對(duì)來料按訂單號(hào)與發(fā)票進(jìn)行驗(yàn)收，并錄入收貨單與發(fā)票。
8.結(jié)算，結(jié)賬付款工作應(yīng)由采購(gòu)部門配合財(cái)務(wù)部門來完成，并根據(jù)物料的采購(gòu)結(jié)算單據(jù)和對(duì)采購(gòu)各種費(fèi)用的分?jǐn)?，?jì)算出物料的采購(gòu)成本。
通過ERP系統(tǒng)中采購(gòu)模塊的實(shí)施可以給企業(yè)采購(gòu)部門的管理工作帶來顯著的變化，不僅提高采購(gòu)工作效率，帶來流程變革效益同時(shí)也大大提高了企業(yè)的基礎(chǔ)管理工作水平。通過ERP系統(tǒng)和采購(gòu)系統(tǒng)，企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)的規(guī)范性將得到加強(qiáng)，采購(gòu)部門管理人員將有更多的時(shí)間抓業(yè)務(wù)培訓(xùn)、供應(yīng)商開發(fā)等基礎(chǔ)管理工作。
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